O2.1

Una solicitud de la sede para la realización de una Conferencia Panel debe proponerse al Comité Directivo con, al menos, dos años de antelación a la realización del evento.

O2.2

Una solicitud es un documento que consta de los siguientes ítems:

1. Propuesta
   Cartas de autoridades máximas de las entidades que solicitan la sede, con el compromiso explícito de respaldar la realización del evento, desde todo punto de vista.
2. Descripción de los sitios para el evento
   Determinación de planta física para la realización del evento.
   1. Ciudad
   2. Locales:
      • Auditorio máximo, con capacidad para reunir sesiones plenarias
      • Salones para efectuar sesiones paralelas
      • Oficinas de administración del evento
3. Logística
   1. Infraestructura hotelera y de alimentación
   2. Transporte
   3. Facilidades turísticas
4. Experiencia
   Descripción de experiencia en organización de eventos tipo CLEI
5. Ofrecimientos
   1. Financiación de directivos de CLEI
      
      • Comité ejecutivo (3 personas: Presidente, Secretario, Tesorero).
      • Comité directivo (1 representante por país miembro activo).
      • Presidente Anterior
      La financiación debe cubrir gastos de pasajes y estadía. Adicionalmente, para el Comité Directivo se deben cubrir los posibles gastos de inscripción.
   2. Financiación de estadía de visita(s) de monitoreo Debe considerarse la financiación de, al menos, los gastos de la estadía de una visita de monitoreo de la organización, de 3 a 6 meses antes de la realización de Panel, por parte del Comité Ejecutivo.
6. Presupuesto
   1. Gastos previstos Alquiler de locales
      • Pasajes
      • Hoteles
      • Publicación de memorias
      • Alternativas de medios de publicación
      • Conferencistas invitados
      • Tutorialistas
      • Derechos de CLEI
      • Otros: Correo, propaganda, actividades extra académicas
   2. Ingresos previstos Inscripciones a Panel
      • Estimación de número de participantes
      • Categorías: estudiantes, miembros
      • Valor de inscripciones
      • Inscripciones a tutoriales
      • Estimación de número de participantes
      • Categorías: estudiantes, miembros
      • Valor de inscripciones
      • Patrocinios, donaciones, etc.
      • De ser posible, conseguir cartas de intención.
7. Comité organizador Personas que colaborarán activamente en la organización.

O2.3

CLEI percibe un monto de US$5.000, de parte de la Organización de una Conferencia, por concepto de derechos de realización de la Conferencia bajo su auspicio. Este pago se realiza durante la realización del evento.

O2.4

La sede es otorgada con, al menos, dos años de antelación a la realización del evento, por el Comité Directivo. Eventualmente, los compromisos propuestos por la posible Organización pueden ser replanteados, de común acuerdo entre los proponentes y el Comité Directivo. Para otorgar formalmente la sede, el Secretario elabora una comunicación a los miembros proponentes, comunicando los términos en que fue aceptada la propuesta. Por su parte, los proponentes acusan recibo de esta comunicación, aceptando las eventuales modificaciones acordadas a los compromisos iniciales.

O2.5

Si, por razones de fuerza mayor, la Conferencia no pudiera ser celebrada de acuerdo a lo previsto, el Comité Directivo deberá tomar las provisiones del caso para buscar alternativas para realizarla.

O2.6

Una Organización que incumpla compromisos adquiridos, por lo cual sea - a juicio del Comité Directivo - inconveniente llevar a cabo la Conferencia bajo dicha Organización, puede ser despojada de la sede. En este caso, el Comité Directivo deberá tomar las provisiones del caso para buscar alternativas para realizar la Conferencia.